Du får, hvad du måler
I jeres virksomhed har du sikkert bemærket, at nogle afdelinger har nemmere ved at nå deres KPI’er end andre. Blandingen af røde minusser og grønne tjektegn på jeres KPI board giver umiddelbart ingen mening, for alle medarbejdere fremstår dygtige og målbevidste.
KPI boardet giver dog altid mening, for enhver virksomhed får dét, som den måler på. Hverken mere eller mindre. Hvis I måler forkert, eller hvis jeres systemer eller medarbejdere taler forkert sammen, kan nogle afdelinger have lettere ved at nå deres mål på bekostning af de andre afdelinger – og det er en virksomhed naturligvis nødt til at rette op på, hvis de ønsker et klart billede af virksomhedens drift.
Find fejlen
Lad mig illustrere det med et eksempel fra et supermarked. Alle butikker har et salgsbudget for hver enkelt varegruppe, og på nogle varer er prisen nedsat, så de kommer hurtigere i flow. Prisen justeres løbende, måske endda flere gange om dagen. Salgsbudgettet er koblet til den enkelte afdeling.
Problemerne opstår ved kassen, hvor tilbudsvarerne ikke er indkodet rigtigt. Stregkoden virker ikke, og uanset varetype bliver tilbudsvaren slået ind som ”frugt/grønt”, fordi systemet kan håndtere løskøb fra denne varegruppe. Denne fejl har flere konsekvenser.
For det første tastes omsætningen ind under en forkert varekategori. Det giver et falsk billede af varekategorien med et forkert omsætningstal, der bliver grundlaget for afdelingens styring. I det konkrete tilfælde betyder det, at omsætningen i ”frugt/grønt” bliver langt højere, end den reelt er. Hvis genbestilling sker automatisk, bliver der muligvis bestilt en forkert mængde af varer, og ved opgørelsen af resultaterne for de enkelte afdelinger i supermarkedet, er der afvigelser, som ikke kan forklares.
For det andet bliver fejlen ikke rettet. Det vil sige, at fejlen let kan opstå igen, når den næste kunde kommer med den samme vare.
Ret fejlen
For at løse denne type af problemer er man som supermarked – eller i enhver anden virksomhed – nødt til at rette fejlen. Optimalt bliver fejlen rettet i det øjeblik, den bliver opdaget. En alternativ løsning kunne være, at hver afdeling har sit eget nummer, der kan anvendes, når der er fejl i systemet, og der manuelt skal tastes en løsning.
Samtidig er det vigtigt, at fejlen hurtigst muligt meldes tilbage til den pågældende afdeling. Hvis fejlen ikke bliver rettet, vil den blive ved med at være i systemet, skabe manuelt arbejde og dermed længere tid i køen for kunderne.
Når systemerne taler sammen, og fejlene bliver indrapporteret eller rettet automatisk, får man et bedre styringsværktøj i virksomheden. KPI’erne og målepunkterne kommer til at afspejle det rette salg.
Som virksomhed er det vigtigt at huske, at du får, hvad du måler. Systemet er aldrig klogere end medarbejderne, og fejl i styringen kan påvirke effektiviteten og omsætningen. Derfor er det essentielt, at alle virksomhedens medarbejdere bliver trænet i at forstå virksomhedens styringssystem og vigtigheden af at rette fejlene, så det ikke går ud over effektivitet eller omsætning.
Hvis du har spørgsmål til, hvordan I kan arbejde mere effektivt med jeres KPI’er og styring i virksomheden, er du velkommen til at kontakte mig på rene@rnconsulting.dk.
